Gerenciar um consultório vai muito além de atender pacientes. É preciso controlar agenda, manter prontuários organizados, faturar convênios, acompanhar leads, controlar estoque e ainda ter tempo para o que realmente importa: o cuidado com o paciente.
O Mais Consultório foi desenvolvido para resolver exatamente esse desafio: integrar todas essas operações em um único sistema, com uma interface clara e fluxos que fazem sentido no dia a dia clínico.
Do primeiro acesso ao atendimento completo
O sistema foi pensado para que qualquer colaborador — da recepção ao profissional de saúde — consiga operar com autonomia. O primeiro acesso é simples: o administrador da clínica cria o usuário, entrega uma senha provisória e, no primeiro login, o próprio sistema guia a troca de senha.
A partir daí, tudo acontece a partir de um painel central que mostra:
- Consultas do dia e da semana
- Pacientes novos no mês
- Taxa de comparecimento
- Agenda com horário, paciente, profissional e situação
E o menu lateral organiza tudo em três grandes áreas: Cadastros, Relatórios e Ferramentas.
Pacientes, responsáveis e histórico clínico
O cadastro de pacientes vai além dos dados básicos. Além de nome, CPF, data de nascimento e contatos, o sistema permite:
- Vincular múltiplos responsáveis (pai, mãe, tutor) com papéis distintos — quem paga, quem autoriza procedimento, quem é o contato principal
- Classificar pacientes por tipo (útil para relatórios e campanhas)
- Aplicar descontos automáticos em procedimentos particulares
E aqui vale um ponto importante: observações do cadastro não são prontuário. O campo de observações é administrativo — preferência de horário, quem acompanha, avisos de acesso. Qualquer conteúdo clínico pertence ao prontuário, que tem regras próprias e controle de acesso rigoroso.
Responsáveis: papéis claros, vínculos flexíveis
Um paciente pode ter vários responsáveis — mãe, pai, avó, tutor — e a mesma pessoa pode responder por vários pacientes. Irmãos atendidos na mesma clínica são um cadastro de responsável só, ligado aos dois.
Os papéis são do vínculo, não da pessoa. A mesma mãe pode ser a responsável financeira de um filho e não do outro. Por isso parentesco e papéis são escolhidos a cada vínculo, e não no cadastro da pessoa.
Agenda e atendimento: o coração do sistema
A tela de consultas é a mais completa do Mais Consultório. No topo, a agenda visual; abaixo, o atendimento aberto dividido em cartões — cada um cuidando de uma parte específica:
Dados da consulta: data, hora, paciente, profissional, clínica, serviço e situação (Agendado, Realizado, Cancelado ou Falta).
Procedimentos: um atendimento pode conter vários procedimentos, com valores vindos do convênio ou da tabela particular (já com desconto do paciente aplicado).
Materiais utilizados: produtos consumidos no atendimento que baixam o estoque automaticamente — sem precisar lançar a saída duas vezes.
Financeiro: gera o título a receber do atendimento particular sem sair da tela, com forma de pagamento e parcelamento.
E há um detalhe crucial: dar baixa nas consultas. Consultas que já passaram e continuam como “Agendado” não entram na taxa de comparecimento, não são faturadas nem geram repasse. Marcar como Realizado, Cancelado ou Falta é o que mantém os indicadores honestos.
CRM: do lead ao paciente fiel
O Mais Consultório não cuida só de quem já é paciente — ele acompanha toda a jornada de relacionamento:
Leads: quem demonstrou interesse mas ainda não agendou. O sistema acompanha o funil — Novo → Contatado → Agendado → Convertido — e quando o lead vira paciente, a conversão cria a ficha já com os dados preenchidos.
Tags: etiquetas criadas pela própria clínica para agrupar pacientes por qualquer critério — “Convênio X”, “Pós-operatório”, “VIP”. Essas tags alimentam campanhas segmentadas.
Tarefas de relacionamento: lembretes com vencimento e responsável. Quando uma consulta é marcada como Falta, o sistema cria automaticamente a tarefa de recontato — ninguém precisa lembrar de criar na mão.
Campanhas: envie e-mails segmentados para pacientes com uma tag específica — por exemplo, só para quem tem “Convênio vencendo este mês”.
Linha do tempo: na ficha do paciente, veja em ordem todas as consultas e comunicados recebidos — sem precisar abrir duas telas para montar essa história.
Prontuário eletrônico: segurança e integridade
O prontuário fica no último cartão da tela de consultas e obedece a regras diferentes de todo o resto do sistema. Duas travas garantem o acesso:
- A profissão do colaborador está marcada como “Profissão de saúde”
- O perfil tem a permissão “Prontuário”
Recepção e financeiro não veem conteúdo clínico — mesmo que abram a tela de consultas normalmente.
E há uma regra fundamental: registro clínico é definitivo. Depois de gravado, um lançamento não pode ser alterado nem excluído — nem por quem o escreveu, nem pelo administrador. Para complementar, use Adendo. Para corrigir, use Retificação — o texto original continua visível, marcado como retificado, e a correção fica ao lado.
Os quatro tipos de lançamento
| Tipo | Quando |
|---|---|
| Anamnese | O primeiro registro do paciente. O sistema escolhe sozinho. |
| Evolução | Todos os seguintes. Também automático. |
| Adendo | Acrescenta informação a um registro existente, sem contradizê-lo. |
| Retificação | Corrige um registro. Exige motivo — por que está sendo corrigido. |
O sistema classifica automaticamente entre Anamnese (primeiro registro) e Evolução (todos os seguintes), e mantém histórico completo com verificação de integridade — se algum registro foi alterado por fora do sistema, a verificação detecta.
Faturamento de convênio: do lote ao repasse
Atendimentos por convênio não são cobrados um a um — são reunidos em lotes que percorrem cinco situações:
- Aberto: monta-se o lote, procedimentos entram e saem livremente
- Fechado: conteúdo e valores congelados para conferência
- Enviado: entregue ao convênio, não volta atrás
- Retornado: o convênio respondeu, aqui se lança a glosa
- Encerrado: o valor efetivamente reconhecido vira título a receber no financeiro
E um ponto crítico: registre sempre o motivo da glosa. É do motivo que sai o relatório “Glosa por motivo” — o único lugar onde se enxerga por que a clínica está perdendo receita no faturamento. Glosa lançada sem motivo vira só um número menor.
Financeiro e controle de estoque
Contas a pagar e receber
Cada título tem origem clara — lançamento manual, atendimento particular ou encerramento de lote de convênio. A baixa é lançada parcela a parcela, e se lançada por engano, o estorno devolve a parcela ao aberto.
Repasse a profissionais
Calculado sobre o que a clínica efetivamente recebeu, não sobre o que faturou. Quem não tem percentual de repasse cadastrado simplesmente não gera repasse — não é configuração pendente, é regra de negócio.
O processo tem dois passos:
- Apurar: informe a competência e o sistema mostra o detalhamento por profissional
- Gerar o título: na apuração conferida, gera o título a pagar
Por que dois passos? Para que os números possam ser conferidos antes de virarem dívida. Uma apuração que ainda não gerou título pode ser cancelada sem tocar no financeiro.
Estoque: o saldo nunca é digitado
O saldo é a soma dos movimentos. Para mudar um saldo, lança-se um movimento — é isso que permite explicar, a qualquer momento, por que o saldo é o que é.
| Tipo de movimento | Quando usar |
|---|---|
| Entrada (compra, doação) | Chegou material. Informe quantidade, custo unitário e validade. |
| Consumo interno | Saída que não pertence a um atendimento — uso da própria clínica. |
| Perda (quebra, vencimento) | Material inutilizado. O motivo é o que dá sentido ao número. |
| Ajuste por contagem | Inventário. Informe o saldo contado; o sistema calcula sozinho a diferença. |
Relatórios: a visão completa
Todos os relatórios ficam numa tela só, com os mesmos filtros — trocar o recorte não exige voltar ao menu. A saída é PDF e inclui:
- Consultas por período: o que foi agendado, realizado e cancelado
- Produção por profissional: quanto cada profissional produziu
- Glosa por motivo: onde a clínica está perdendo receita
- Aging: parcelas em aberto e há quanto tempo
- Fluxo de caixa projetado: o que entra e sai adiante
- Consumo de materiais: quanto saiu de cada material no período
- Posição de estoque: saldo atual por produto e clínica
- Materiais a vencer: lotes vencidos e os que vencem dentro da janela escolhida
Quando algo não aparece
O sistema tem respostas claras para os problemas mais comuns:
- Um item do menu não abre nada: seu perfil não tem permissão de Consultar naquela tela
- O cartão de prontuário não aparece: falta uma das duas travas (profissão de saúde ou permissão de Prontuário)
- Salvar não grava: algum campo obrigatório está vazio ou inválido — a mensagem aparece no topo do formulário
- Procedimento não aparece para faturar: a consulta não está como Realizado, não tem convênio, ou o procedimento já está em outro lote
- Fui desconectado sozinho: 30 minutos sem uso encerram a sessão, e o mesmo usuário não fica ativo em dois lugares
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O Mais Consultório integra cadastro, agenda, prontuário, CRM, faturamento, financeiro e estoque em uma única plataforma — com regras de negócio que fazem sentido no dia a dia clínico e relatórios que respondem às perguntas certas.
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